Outils métiers

Outils métiers : le numérique adapté à votre façon de travailler

Tableurs devenus impossibles à maintenir.

Informations réparties entre plusieurs logiciels.

Données saisies plusieurs fois.

Emails utilisés pour suivre des procédures.

Documents difficiles à retrouver.

Tâches répétitives.

Logiciels généralistes mal adaptés au métier.

Dans de nombreuses organisations, les équipes finissent par adapter leur manière de travailler aux outils dont elles disposent.

Nous proposons l’approche inverse :

concevoir l’outil autour du métier et des utilisateurs.

L’Agence des Nouveaux Médias développe des outils métiers, applications web, interfaces de gestion et plateformes sur mesure adaptés aux processus réels des entreprises et des organisations.

Qu’est-ce qu’un outil métier ?

Un outil métier est une application conçue pour répondre à un besoin opérationnel précis.

Il peut servir à :

• centraliser des informations ;
• gérer des dossiers ;
• suivre des demandes ;
• organiser une activité ;
• automatiser certaines opérations ;
• produire des documents ;
• gérer des utilisateurs ;
• suivre des échéances ;
• exploiter une base de données ;
• communiquer avec des services externes ;
• produire des statistiques ;
• piloter une activité.

Contrairement à un logiciel généraliste, il est construit autour des règles propres à l’organisation.

Quand développer un outil spécifique ?

Le développement sur mesure n’est pas systématiquement la meilleure solution.

Un logiciel existant est souvent préférable lorsqu’il répond correctement au besoin.

En revanche, un outil spécifique devient pertinent lorsque :

• les processus sont particuliers ;
• plusieurs logiciels doivent communiquer ;
• les équipes effectuent beaucoup d’opérations manuelles ;
• les données sont dispersées ;
• les outils existants imposent trop de contournements ;
• une activité repose sur une base de données spécifique ;
• certaines règles métiers doivent être automatisées ;
• les solutions disponibles sont disproportionnées ou mal adaptées.

Notre rôle consiste d’abord à déterminer si un développement spécifique est réellement justifié.

Remplacer les tableurs devenus trop complexes

Un tableur est un excellent outil.

Mais il devient parfois progressivement :

• base clients ;
• planning ;
• CRM ;
• tableau de bord ;
• système de suivi ;
• historique ;
• outil de facturation ;
• base documentaire.

Plusieurs personnes le modifient.

Des colonnes sont ajoutées.

Des formules deviennent incompréhensibles.

Des copies circulent.

Certaines données disparaissent.

Lorsqu’un tableur devient essentiel au fonctionnement d’une activité, il peut être pertinent de transformer son fonctionnement en véritable application.

Centraliser l’information

Un outil métier peut devenir le point d’entrée unique vers les informations nécessaires à une activité.

Par exemple :

Client

Coordonnées, historique, documents, demandes.

Dossier

État, responsable, échéances, actions.

Activité

Tâches, événements, résultats.

Documents

Pièces associées et historique.

Communication

Messages, notifications ou actions réalisées.

L’utilisateur retrouve ainsi le contexte sans devoir consulter plusieurs systèmes.

Créer des interfaces simples

La complexité d’un métier ne doit pas nécessairement produire une interface complexe.

Nous cherchons à présenter à chaque utilisateur uniquement ce dont il a besoin.

Par exemple :

• tableau de bord ;
• liste des dossiers à traiter ;
• recherche ;
• filtres ;
• fiche détaillée ;
• actions principales ;
• alertes ;
• historique.

Une bonne interface métier doit réduire l’effort nécessaire pour comprendre ce qu’il faut faire.

Créer des tableaux de bord

Un tableau de bord peut permettre de visualiser rapidement :

• activité ;
• dossiers en attente ;
• anomalies ;
• échéances ;
• volumes ;
• conversions ;
• résultats ;
• indicateurs clés.

Les données affichées doivent être utiles à la décision.

Nous évitons donc les tableaux de bord remplis d’indicateurs simplement parce qu’ils sont disponibles.

Gérer des workflows

De nombreuses activités suivent une succession d’étapes.

Par exemple :

Demande reçue.

Analyse.

Validation.

Traitement.

Contrôle.

Notification.

Clôture.

Un outil métier peut formaliser ce processus.

Chaque dossier possède alors :

• un état ;
• un historique ;
• un responsable ;
• des actions disponibles ;
• éventuellement une prochaine échéance.

Cette organisation facilite le suivi et limite les dossiers oubliés.

Automatiser certaines étapes

Certaines opérations peuvent être déclenchées automatiquement.

Par exemple :

• envoyer une notification ;
• créer une tâche ;
• mettre à jour un statut ;
• générer un document ;
• importer des données ;
• contrôler une information ;
• programmer une relance ;
• produire un rapport.

Découvrir nos solutions d’automatisation

L’automatisation doit cependant rester compréhensible.

Un utilisateur doit pouvoir savoir ce qui s’est passé, quand et pourquoi.

Conserver un historique

Lorsqu’une donnée importante change, il peut être nécessaire de conserver sa trace.

Qui a effectué l’action ?

Quand ?

Quelle était l’ancienne valeur ?

Quelle est la nouvelle ?

Quelle opération a déclenché la modification ?

Selon le projet, nous pouvons mettre en place des journaux d’événements ou des historiques permettant de comprendre le parcours d’un dossier.

Gérer différents profils utilisateurs

Tous les utilisateurs ne doivent pas nécessairement disposer des mêmes droits.

Un outil peut distinguer :

• administrateur ;
• gestionnaire ;
• collaborateur ;
• client ;
• partenaire ;
• utilisateur externe.

Chaque profil peut disposer :

• d’informations spécifiques ;
• d’actions autorisées ;
• d’un tableau de bord adapté ;
• de restrictions particulières.

Créer un espace client ou partenaire

Une application métier peut comporter une partie accessible à des utilisateurs externes.

Un client peut par exemple :

• consulter son dossier ;
• transmettre des informations ;
• déposer un document ;
• suivre une demande ;
• compléter son profil ;
• retrouver certains documents ;
• effectuer une action.

Cette approche peut éviter de nombreux échanges par email.

Créer des formulaires réellement métiers

Un formulaire peut faire beaucoup plus que transmettre un message.

Il peut :

• adapter les questions aux réponses précédentes ;
• contrôler les données ;
• enregistrer un dossier ;
• rechercher une information existante ;
• éviter les doublons ;
• calculer un résultat ;
• déclencher une procédure ;
• transmettre la demande au bon interlocuteur.

Le formulaire devient alors le point d’entrée d’un processus métier.

Exploiter des bases de données

Nous pouvons développer des interfaces permettant de rechercher et gérer des données structurées.

Clients.

Professionnels.

Produits.

Territoires.

Établissements.

Dossiers.

Demandes.

Documents.

Événements.

Les possibilités de recherche et de filtrage sont définies selon les usages réels.

Importer et synchroniser des données

Certaines applications doivent régulièrement intégrer des données provenant d’autres sources.

Nous pouvons concevoir des mécanismes permettant de :

• importer des fichiers ;
• contrôler leur structure ;
• détecter les doublons ;
• comparer les nouvelles données avec les données existantes ;
• identifier les modifications ;
• produire un rapport avant application ;
• conserver une trace des opérations.

Pour les données sensibles ou importantes, nous privilégions autant que possible une approche permettant de voir ce qui va être modifié avant de modifier réellement la base.

Connecter plusieurs outils

Une application métier peut communiquer avec des services existants.

Selon les possibilités techniques :

• CRM ;
• outils emailing ;
• solutions de paiement ;
• comptabilité ;
• agendas ;
• stockage documentaire ;
• API publiques ;
• services métiers ;
• outils d’analyse.

L’objectif n’est pas nécessairement de remplacer les logiciels existants mais de faire circuler correctement l’information entre eux.

Développer des API

Lorsque plusieurs applications doivent échanger des informations, nous pouvons mettre en place une API.

Elle permet de définir précisément :

• les données accessibles ;
• les opérations autorisées ;
• les utilisateurs ou services autorisés ;
• les formats d’échange.

Une API bien conçue facilite ensuite l’évolution du système.

Intégrer l’intelligence artificielle

Certaines fonctions peuvent bénéficier de l’intelligence artificielle.

Par exemple :

• recherche en langage naturel ;
• analyse documentaire ;
• classification ;
• extraction d’informations ;
• synthèse ;
• détection d’anomalies ;
• assistance à l’utilisateur.

Mais nous n’ajoutons pas de fonction IA simplement pour pouvoir afficher le terme « intelligence artificielle ».

Elle doit résoudre un problème identifié.

Découvrir nos solutions IA

Créer une recherche intelligente

La recherche constitue souvent une fonction essentielle d’une application métier.

Elle peut combiner :

• recherche exacte ;
• mots-clés ;
• filtres ;
• synonymes ;
• données géographiques ;
• critères métiers ;
• recherche sémantique.

L’objectif est simple :

aider l’utilisateur à trouver une réponse même lorsqu’il ne connaît pas exactement la manière dont l’information a été enregistrée.

Gérer les anomalies

Lorsqu’une application réalise des traitements importants, certaines opérations peuvent échouer.

Une erreur ne doit pas disparaître silencieusement.

Selon le projet, nous pouvons créer une interface permettant d’identifier :

• l’anomalie ;
• le dossier concerné ;
• sa date ;
• sa cause ;
• son niveau d’importance ;
• l’action recommandée ;
• son état de résolution.

Cette approche facilite considérablement la maintenance.

Prévoir les opérations sensibles

Supprimer des données.

Fusionner des dossiers.

Importer plusieurs milliers de lignes.

Modifier des statuts.

Envoyer des communications.

Certaines opérations méritent des protections supplémentaires.

Nous pouvons notamment prévoir :

• aperçu avant exécution ;
• mode simulation ;
• confirmation ;
• traitement par lots ;
• journalisation ;
• reprise après interruption ;
• rapport final.

La fiabilité fait partie de l’expérience utilisateur.

Penser aux volumes

Une application qui fonctionne avec 100 enregistrements ne fonctionnera pas nécessairement de la même manière avec 100 000.

Nous prenons en compte :

• volume de données ;
• fréquence des traitements ;
• pagination ;
• indexation ;
• mémoire ;
• temps d’exécution ;
• traitements par lots ;
• cache.

L’objectif est d’éviter qu’un outil devienne inutilisable à mesure que son activité augmente.

Sécuriser les accès

Une application métier peut contenir des informations sensibles.

Il faut donc notamment gérer :

• authentification ;
• autorisations ;
• droits par profil ;
• validation des entrées ;
• protection des actions sensibles ;
• journalisation ;
• sauvegardes.

Découvrir notre approche de la sécurisation des sites et applications

Sauvegarder

Une application métier ne se limite pas à son code.

Sa valeur se trouve souvent dans ses données.

Une stratégie de sauvegarde doit donc tenir compte :

• de la base de données ;
• des fichiers ;
• de la configuration ;
• de la fréquence de modification ;
• du délai acceptable de restauration.

Découvrir nos solutions de maintenance, supervision et sauvegardes

Faire évoluer l’outil

Les besoins changent.

Un outil métier doit pouvoir évoluer progressivement.

Nouvel utilisateur.

Nouvelle règle.

Nouvelle source de données.

Nouvel indicateur.

Nouvelle automatisation.

Nouvelle API.

Nous privilégions donc une architecture permettant d’ajouter des fonctions sans devoir reconstruire l’ensemble de l’application.

SPIP comme socle applicatif

SPIP peut être utilisé bien au-delà de la publication éditoriale.

Son architecture, son système d’utilisateurs, ses plugins, ses formulaires, ses boucles et son extensibilité permettent de développer des applications et des plateformes spécifiques.

Notre expertise en développement SPIP nous permet notamment de créer des fonctionnalités métiers intégrées au CMS.

Selon les besoins, nous pouvons également utiliser d’autres technologies ou développer des composants spécifiques.

Du prototype à l’application opérationnelle

Un projet peut commencer simplement.

Une première version permet de valider :

• le modèle de données ;
• le parcours utilisateur ;
• les règles principales ;
• les besoins réels.

Puis l’application évolue à partir des usages observés.

Cette démarche permet d’éviter de développer pendant plusieurs mois des fonctionnalités dont personne n’a finalement besoin.

Documenter l’outil

Une application importante ne doit pas dépendre uniquement de la mémoire de son développeur.

Nous cherchons à documenter les éléments structurants :

• architecture ;
• règles métiers importantes ;
• traitements automatisés ;
• intégrations ;
• procédures sensibles ;
• configuration.

Cette documentation facilite la maintenance et les évolutions futures.

Construire un actif numérique

Un outil métier bien conçu ne constitue pas seulement une dépense informatique.

Il peut devenir un véritable actif pour l’organisation.

Il rassemble :

• ses données ;
• ses processus ;
• son savoir-faire ;
• ses règles ;
• son historique ;
• ses automatisations.

Il peut progressivement devenir une partie importante de son avantage opérationnel.

Notre méthode

1. Observer

Comprendre comment le travail est réellement effectué aujourd’hui.

2. Simplifier

Identifier les étapes inutiles ou redondantes avant de les informatiser.

3. Modéliser

Définir les données, les utilisateurs et les règles métiers.

4. Prototyper

Construire une première version exploitable.

5. Tester

Confronter l’outil aux usages réels.

6. Sécuriser

Protéger les données et les opérations sensibles.

7. Déployer

Mettre l’application en production progressivement.

8. Améliorer

Faire évoluer l’outil à partir des besoins observés.

Votre organisation utilise encore des outils qui ne correspondent plus à son fonctionnement ?

Tableurs.

Bases de données.

Interfaces internes.

Suivi de dossiers.

Importations.

Workflows.

Tableaux de bord.

Automatisations.

Espaces utilisateurs.

Nous pouvons commencer par étudier votre fonctionnement actuel avant de déterminer ce qu’il est réellement utile de développer.